Condurre un’analisi del contesto: un esempio pratico

La nuova norma UNI EN ISO 9001:2015 prescrive come requisito per le organizzazioni di comprendere il contesto (interno ed esterno), ossia i fattori interni ed esterni appunto che sono rilevanti per il proprio sistema di gestione per la qualità.

La nuova norma, oltre a non prevedere una particolare forma né che vi debba essere un documento che ne trascrive elaborazione ed esiti, non impone neanche una particolare metodologia. Per la norma è necessario tuttavia tracciare con chiarezza i metodi che vengono utilizzati per analizzare, monitorare, misurare ecc., dunque anche i metodi che vengono utilizzati per l’analisi del contesto.

Un esempio concreto che ci siamo trovati a svolgere presso un’organizzazione che eroga servizi socio-sanitari e assistenziali si è basato su un lavoro essenzialmente concentrato in una giornata, adeguatamente pianificato nelle sue diverse fasi, ampiamente partecipativo e strettamente dedicato al top management dell’organizzazione, essenzialmente l’alta direzione. Un conduttore ha offerto quindi non solo un piano metodologico, ma anche una guida concreta, una facilitazione allo svolgimento dell’attività.

Dopo una introduzione e una illustrazione della giornata di lavoro si è proceduto con una prima analisi del contesto, dei fattori interni ed esterni. La metodologia prescelta è stata la SWOT Analysis, un metodo che consente di mettere in luce fattori positivi e negativi sia riguardo ad un contesto interno all’organizzazione, sia riguardo ad un contesto esterno ad essa. Sul primo piano, sono stati infatti esaminati prima con contributi individuali dei partecipanti, poi con un lavoro in team per aggregare risultati condivisi, i punti di forza e di debolezza per poi passare a rischi ed opportunità (riferibili più al contesto esterno). Il tutto sulla base di una traccia di possibili aree di fattori rilevanti per l’organizzazione.

Al termine della giornata l’elaborazione ha trovato una sintesi condivisa dell’alta direzione, elemento questo che costituiva in qualche misura un meta obiettivo del lavoro. La metodologia applicata non esaurisce naturalmente la fase di analisi e comprensione, ma ne costituisce un punto fermo, dal quale far scaturire altri passaggi strategici per l’organizzazione stessa e la determinazione del sistema di gestione per la qualità.

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