Secondo la terminologia adottata dalle norme UNI EN ISO 9000:2005, ‘sistema di gestione per la qualità’ è un sistema di gestione per guidare e tenere sotto controllo un’organizzazione con riferimento alla qualità”. L’espressione identifica anzitutto una specifica applicazione, quella riferita appunto alla qualità. In questo senso si parla di sistema di gestione anche in riferimento ad altri ambiti: ad esempio, ai sistemi di gestione in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, ai sistemi di gestione ambientali, ai sistemi di gestione per le attività alimentari, per la sicurezza delle informazioni ecc.
Da sottolineare la duplice funzione, o meglio la duplice finalità del sistema di gestione, quella di ‘guida’, cioè di management dell’organizzazione e quella di ‘tenuta sotto controllo’ di tale azione di guida. Sebbene il sistema di gestione per la qualità non implichi necessariamente l’adozione di un approccio PDCA (Plan – Do – Check – Act), già nella definizione emerge comunque un legame imprescindibile tra le azioni di governo e di controllo di un’organizzazione e come queste siano in qualche modo ciclicamente correlabili.