L’integrazione dei sistemi di gestione è un elemento sempre più ricercato dalle organizzazioni e, d’altro canto anche promosso dagli organismi di certificazione. Tuttavia non sempre è semplice armonizzare procedure e modulistica di sistemi documentali e più in generale sistemi di gestione pensati in contesti temporali diversi e per finalità diverse.
È pur vero che ormai le organizzazioni sono sempre più chiamate ad adottare sistemi documentali a supporto di norme volontarie (es. ISO) così come in applicazione di norme cogenti (es. privacy, salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, HACCP ecc.). Non ultimo è il caso dei sistemi di accreditamento istituzionale, nel quale non necessariamente viene richiesta la certificazione ISO che peraltro può essere invece già presente nell’organizzazione perché precedentemente ottenuta e mantenuta nel tempo.
Cosa fare allora per evitare il rischio di duplicazione dei sistemi di gestione e documentali? Come aiutare le persone all’interno delle organizzazioni a sviluppare un sistema armonico di gestione per la qualità conforme anche alle norme di accreditamento istituzionale?
Citiamo qui due esempi concreti, nell’ambito dei servizi alla persona e nell’ambito formativo. Nel primo caso il sistema qualità era già presente nell’organizzazione a cui è stato richiesto successivamente l’adeguamento alle normative regionali di accreditamento delle strutture e dei servizi alla persona. Quest’ultimo prevedeva un set di requisiti ed indicatori particolarmente ampio e articolato. La scelta in questo caso è ricaduta sul mantenere come base del sistema di gestione, il sistema certificato, innestando integrazioni di procedure, protocolli e modulistica laddove necessario per soddisfare requisiti cogenti. Grande lavoro è stato poi svolto nel tempo sul piano della formazione degli operatori, un elemento non dato una volta per tutte, ma da riproporre con una certa continuità.
Il secondo caso è quello di un’agenzia formativa, soggetta ad un sistema di accreditamento istituzionale che prevede l’obbligo di ottenimento della certificazione qualità ISO entro un anno dall’ottenimento dell’accreditamento e il suo mantenimento nel tempo. Qui il problema della integrazione dei sistemi in realtà non si è posto, in quanto sul piano organizzativo – fatta eccezione per il rispetto di requisiti organizzativi sulle competenze di presidio dell’agenzia – il sistema di accreditamento delegava per così dire in toto al sistema certificato la gestione in qualità. Il punto è stato semmai integrare indicatori di performance all’interno del sistema qualità incardinandoli negli obiettivi per la qualità relativamente al mantenimento dei punti di controllo posti dalla Regione. Ad esempio, oltre al rispetto di requisiti formali (es. mantenimento delle certificazioni periodiche circa il rispetto di requisiti di base su strutture, bilanci, competenze), le performance di efficacia ed efficienza sono state incluse negli obiettivi del sistema qualità su cui provare a ragionare in termini di miglioramento anno su anno.
