Pianificare (e modificare il piano) degli audit interni

Gli audit interni, anche nella nuova norma UNI EN ISO 9001:2015 rappresentano uno dei capisaldi del sistema di valutazione nella gestione qualità.

Nel nostro Glossario abbiamo già spiegato il significato degli audit, un processo organizzativo, diretto in maniera sistematica a verificare la conformità ai requisiti del sistema di gestione e alla norma. Anch’esso è e può essere rappresentato come un processo, nel quale occorre svolgere una adeguata pianificazione e sottoporre a controllo l’attività connessa al suo svolgimento.

Gli audit interni, se utilizzati in maniera appropriata, come momento di verifica e di crescita delle diverse funzioni aziendali interessate, costituisce un potente strumento di controllo e di stimolo al miglioramento. In molti casi le organizzazioni si limitato a svolgere un audit interno all’anno per i diversi processi organizzativi, spesso con uno scarso coinvolgimento del personale interessato, centrando soprattutto la verifica sul rispetto dei requisiti formali presenti nelle procedure sottoposte a controllo, senza invece guardare in profondità i processi interessati, dialogare con chi è chiamato ad implementarli e sfruttando così l’occasione dell’audit per apprendere da coloro che sono direttamente coinvolti nel processo.

Nella mia personale esperienza di auditor interno in alcune organizzazioni che si occupano di servizi di welfare e di formazione professionale, mi è capitato di svolgere questi appuntamenti in modo costruttivo, incentivando la partecipazione attiva e utilizzando l’esperienza come momento formativo interno sul sistema. Il meta obiettivo degli audit diventa quello di far apprendere il sistema (le persone) rispetto al senso del sistema stesso.

Se l’audit si fa quindi con le persone, questo è vero a partire dalla pianificazione. Un lavoro importante, da svolgere periodicamente e da correggere laddove l’andamento delle attività richiede spostamenti delle verifiche programmate.

Le diverse funzioni interessate devono essere edotte sul contenuto del programma di audit, su quali sono i punti oggetto di audit e quali le procedure interessate. È necessario che abbiano sufficiente tempo per prepararsi all’audit (non si tratta cioè di svolgere ispezioni a sorpresa!) e che l’attività di audit non impedisca di svolgere ordinariamente le funzioni a cui le persone sono chiamate.

Anche gli spostamenti e i rinvii debbono essere adeguatamente comunicati e condivisi con le funzioni interessate. Ogni sistema prevede specifiche modalità di convocazione e di comunicazione. A queste occorre quindi far riferimento sia per la pianificazione sia per le modifiche ad essa, qualora intervengano nel corso dell’anno. È utile su questo piano rendere tracciabile la convocazione (anzi è necessario), ma semplificare al massimo la modalità, svolgendo cioè le comunicazioni nelle ordinarie modalità con le quali si comunica all’interno dell’azienda. È tuttavia di fondamentale importanza che l’ente emittente abbia l’evidenza che l’ente ricevente (la funzione audita) non solo abbia ricevuto la comunicazione, ma abbia compreso e accettato i termini dell’audit interno.

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