Come strutturare operativamente la valutazione dei fornitori?

Chi fa già abitualmente questo lavoro probabilmente giudicherà come ovvio ciò che stiamo dicendo. Ma l’esperienza ci dice che anche nei contesti apparentemente più organizzati qualcosa può essere utilmente appreso e implementato.

Una delle questioni fondamentali nella valutazione dei fornitori è la tempistica. Non possiamo limitarci come purtroppo spesso vediamo, ad una valutazione annuale. Abbiamo bisogno di punti di controllo e di valutazioni intermedie, che sappiano tra l’altro dialogare anche con le tempistiche di attuazione dei contratti di fornitura. Il rischio è altrimenti di vedere un albo fornitori aggiornato con un fornitore qualificato, ma che nel frattempo sta producendo difficoltà all’impresa perché non rispetta le clausole contrattuali, non sta dando il prodotto o il servizio come concordato ecc.

Si può pertanto prevedere nel sistema qualità una valutazione periodica anche annuale, ma sono utili step di valutazione intermedi ad esempio congrui rispetto alla durata e allo sviluppo dei singoli contratti di fornitura.

In secondo luogo la valutazione dei fornitori dev’essere oggettiva, ha necessità cioè di basarsi su evidenze che siano preventivamente condivise (e concordate contrattualmente se possibile) con il fornitore stesso, e che permettano la comparazione tra fornitori diversi e nel tempo. Occorre quindi dotarsi di una batteria di indicatori significativi per la valutazione dei fornitori. Ve ne sono naturalmente di generici (es. riguardanti la capacità di soddisfare le aspettative, relativi al pricing e alle condizioni di pagamento, al rispetto delle clausole contrattuali, dei tempi di consegna ecc.), altre più specifiche inerenti ad esempio alla qualità della fornitura, alla competenza resa su un servizio ecc. Ciascuna organizzazione può naturalmente costruire una batteria di indicatori per essa significativi e su quella lavorare.

In terzo luogo è utile poter lavorare anche sulla catena dei fornitori. Se infatti il vostro fornitore ricorre ad un subappalto per un aspetto specifico che ad esempio dovete assicurare contrattualmente al vostro cliente o che comunque rappresenta un elemento determinante per garantire la fiducia di questi sul vostro prodotto o servizio, è necessario che provvediate a controllare la catena di fornitura, acquisendo opportuni elementi di controllo e di verifica. Ad esempio se tra i vostri fornitori avete tecnici esperti che svolgono controlli microbiologici per fini alimentari o per la tutela della salute (es. controlli antilegionella, tamponi per HACCP ecc.), dovete assicurarvi che sia direttamente questi ad avere qualifiche e autorizzazioni per poter effettuare tali controlli. Qualora questi si avvalga di laboratori di prova esterni, occorre che il tecnico assicuri che questi siano qualificati e autorizzati e che tale aspetto risiede sotto la sua responsabilità e che il processo di controllo e di prova, ancorché gestito da più fornitori in catena, assicura un risultato appropriato e attendibile.

Vi sono molti aspetti pertanto della valutazione dei fornitori, questi e molti altri ancora, che devono essere considerati quando si implementa un sistema di valutazione. Indispensabile è in questi casi avere un database aggiornato e aggiornabile. In molti casi è sufficiente un foglio di calcolo se non si ha un gestionale che tiene sotto controllo le diverse informazioni. Il foglio di calcolo (o il gestionale) dovrebbe consentirvi non solo di svolgere e di tenere traccia delle valutazioni puntuali (es. ad una certa data), ma anche di effettuare comparazioni (es. comparazioni tra fornitori analoghi o comparazioni per lo stesso fornitore nel tempo) e di evidenziarvi eventuali scostamenti critici o non accettabili, in modo tale da poter intervenire con azioni correttive o con l’esclusione del fornitore.

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