Gestire il passaggio tra sistemi documentali cartacei e sistemi informativi digitalizzati

A chi è capitato di dover procedere a informatizzare un determinato processo documentale ha dovuto fare i conti con una realizzazione non banale. Generalmente le imprese, non solo per la tenuta della contabilità e delle paghe, ma anche per la gestione dei propri processi produttivi o di erogazione dei servizi, tendono sempre più ad utilizzare software gestionali, oggi tra l’altro accessibili con applicazioni anche da mobile. Tuttavia, molte organizzazioni mantengono ancora oggi sistemi documentali cartacei o ibridi tra cartaceo e informatizzato/digitalizzato.

In ogni caso il passaggio da cartaceo a digitale non è per nulla banale in un’organizzazione:

  • Anzitutto per la scelta del software, sia esso standard o da costruire totalmente personalizzato sulle esigenze proprie dell’azienda
  • In secondo luogo nella progettazione stessa, laddove spesso non è facile rappresentare le esigenze dell’azienda ai tecnici informatici, e andare così ad individuare le cosiddette specifiche tecniche del software come lo si desidera
  • In terzo luogo nella fase di sperimentazione, in cui solitamente si mantiene in uso la vecchia forma cartacea e si testa quella informatizzata
  • In ultima istanza, non per importanza, per le implicazioni in termini di gestione del cambiamento nell’uso di strumenti informatici e digitali e per la necessaria formazione e l’addestramento indispensabile degli operatori

Tutto questo implica una pianificazione dettagliata e un coordinamento che non può essere lasciato alla buona volontà degli users. L’alta direzione deve disporre risorse non solo nel senso di mettere a disposizione i software e i servizi tecnici, ma impostare una politica e azioni specifiche che assecondino il cambiamento in azienda, facilitino l’applicazione e l’apprendimento da parte del personale, assicurino la sicurezza delle informazioni e consentano un rapido intervento correttivo nel caso di malfunzionamenti e bug soprattutto nella fase di test.

Excel per Professionisti

20 Ore di Lezione su Microsoft Excel, dalle basi di utilizzo alle funzioni più avanzate. Acquista subito il corso online
corso online

Condividi

Condividi su facebook
Condividi su twitter
Condividi su linkedin
Condividi su telegram
Condividi su whatsapp
Condividi su email

Introduzione alla certificazione ISO

Corso Online di presentazione della norma ISO 9001:2015
Corso online
Rimaniamo in contatto

Iscriviti alla nostra Newsletter

Ricevi tutti gli aggiornamenti sui sistemi di qualità e la norma ISO 9001:2015

 

 

Articoli correlati

Iscriviti alla nostra newsletter

Rimani aggiornato sui sistemi di gestione della qualità, su case history e strumenti