Predisporre (per tempo) la documentazione del riesame della direzione

Cosa dovete fare per svolgere il vostro riesame della direzione? Certamente occorre seguire quanto la norma prescrive a riguardo circa gli elementi in ingresso, ma sicuramente il vostro sistema per la qualità prescrive nel manuale e in qualche specifica procedura le varie modalità di svolgimento del riesame, indicando gli elementi di input, cosa deve fare la direzione in termini di valutazione e gli elementi in uscita al riesame stesso.

Si tratta generalmente di un lavoro importante, sia nel senso del suo valore strategico per la direzione di un’organizzazione, sia anche per le attività preparatorie che esso comporta. Ogni sistema dovrebbe in realtà già prevedere sintesi dei diversi aspetti in ingresso al riesame che via via si producono e si aggiornano. Ad esempio il trattamento delle non conformità implica generalmente una raccolta delle stesse, con un elenco che ne riporti le caratteristiche peculiari, se sono state chiuse o meno, una loro cronologia, quali aree sono interessate ecc. Così ad esempio, le indagini di soddisfazione generalmente trovano sintesi in rapporti di ricerca che tracciano elementi salienti emersi, problematicità evidenziate, indicazioni di miglioramento e via dicendo. Anche in questo caso dovreste avere un documento o comunque una modalità per avere un riepilogo aggiornato di quanto svolto, dei risultati medi conseguiti, degli aspetti più rilevanti (positivi e negativi) che tali indagini lasciano al giudizio della direzione.

È tuttavia importante gestire una risorsa in particolare nelle attività preparatorie del riesame: il tempo. Specie per le organizzazioni che hanno siti operativi o divisioni, o aree funzionali che rispondono poi a diverse responsabilità, è necessario predisporre per tempo la documentazione informativa, a meno che non abbiate un efficiente sistema informativo, digitalizzato, che vi permette di recuperare dati in maniera automatica dai diversi punti dell’azienda e sui diversi processi.

Non è, lo ripetiamo, un lavoro banale, richiede generalmente alcune settimane di lavoro se condotto bene e deve poter offrire alla direzione tutti gli elementi in ingresso per poter svolgere compiutamente un riesame dei diversi elementi. Con la nuova norma non si perde infatti la centralità del riesame della direzione e anzi questo viene arricchito dalla gestione del rischio come elemento che trasversalmente incide sui diversi aspetti aziendali. Non ultimo perché la direzione deve periodicamente rivedere la comprensione del contesto e dell’organizzazione stessa e rivalutare pertanto tutti quegli aspetti strategici che vanno dalla individuazione dei processi, alla definizione della politica, fino alla identificazione di obiettivi e delle modalità di trattamento del rischio al fine di mitigare gli effetti negativi e di sfruttare le opportunità.

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