Il Manuale Qualità nella vecchia norma UNI EN ISO 9001:2008 era uno tra i documenti obbligatori. La nuova filosofia introdotta con la nuova versione della norma, la UNI EN ISO 9001:2015, prevede un diverso approccio alla documentazione.

Anzitutto si parla in generale di informazioni documentate, includendo in questa espressione ogni modalità di rappresentazione (testuale, grafica, per immagini, audio – video ecc.) al di là del supporto cartaceo o digitale su cui venga prodotto. Nell’ambito delle informazioni documentate, la norma individua due modalità, il mantenimento e la conservazione. Esse hanno un valore diverso, in quanto le informazioni documentate di cui è richiesto che vengano mantenute, sono informazioni di tipo prescrittivo, ossia esse prescrivono qualcosa (es. una regola, una procedura ecc.) per l’organizzazione. Ad esempio, il campo di applicazione, la politica per la qualità, gli obiettivi per la qualità sono tutte informazioni documentate che le organizzazioni devono mantenere. La conservazione delle informazioni documentate rimanda invece a un livello documentale utilizzato più per annotare, registrare, tenere traccia, dare evidenza ecc. dei fatti di gestione. Non si parla più ad esempio di registrazioni, ma ad esempio, informazioni documentate da conservare, sono quelle relative alle misure laddove pertinenti ad esempio per assicurare la conformità dei prodotti o dei servizi ecc.

In questo rinnovato quadro, scompare l’obbligo e persino l’espressione del Manuale Qualità. Questo appare evidentemente come un alleviare l’appesantimento burocratico, ma non deve trarre in inganno e deve comunque far riflettere l’organizzazione se, per le se articolazioni, se per il tipo di business, intendano o meno mantenere nel proprio sistema documentale anche il Manuale come documento fondamentale.

Il consiglio è di ragionare a partire dal contesto, e valutare anche i rischi di abbandono, soprattutto per le persone impiegate nei processi che si ritroverebbero senza il principale supporto documentale. Può essere invece un’idea, quella di adeguare il manuale alla nuova norma, senza necessariamente stravolgerne la struttura, oppure, per i più audaci, cambiare il manuale introducendo lo stesso schema sequenziale dei diversi punti della norma.